Durch einen Foreneintrag bei Apfeltalk bin ich auf ein Thema aufmerksam geworden. (Massgeblich ist dieser Artikel durch MacMacken beeinflusst.)

PDF Verwaltung mit dem Mac. Freeware?

Natürlich empfehlen jede Menge User das Programm Yep oder Papers. Beides grossartige Anwendungen — keine Frage. Nur leider eben beide nicht kostenlos.

Also macht man sich auf die Suche nach Alternativen. Auf meiner Suche erwähnte einer, man könne doch die Verwaltung BibDesk erledigen. BibDesk ist ein Programm zur Verwaltung einer Bibliographie die man dann vorzugsweise in ein LaTeX Dokument einbindet.
Ich dachte mir “Eigentlich eine gute Idee. Man müsse den Leuten nur noch ein wenig LaTeX beibringen. Schon läuft das.”
Doch bereits nach den ersten Recherchearbeiten habe ich bemerkt, dass man das gar nicht tun muss.

Verwaltungsordner einrichten

Zuerst sollte man sich einen Ordner einrichten von dem aus man seine PDFs verwalten möchte. BibDesk hat eine Funktion in den Einstellungen des Programmes in denen man einen Ordner konfigurieren kann.
Die Einstellungen hierzu finden sich unter AutoFile.

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Hierbei hat man einige Möglichkeiten man kann bestimmen, ob man eine zentrale Verwaltung einrichten möchte oder ob man mehrere Bibliotheken einrichten möchte und die Dateien jeweils relativ zum Dokument gespeichert werden.

In meinem Fall lasse ich die Dateien für jedes Dokument (BibTeX Dokument!) separat anlegen.
Die Dateien sollen automatisch verwaltet werden. Ähnlich wie bei anderen Programmen wie iTunes. Datei auf BibDesk ziehen, fallen lassen und im Hintergrund wird die Datei automatisch in den Ordner verschoben (== sehr komfortabel).

Letzter Schritt ist dann nur noch ein neues Dokument erstellen und in einem Ordner speichern bei mir liegt dieser (als Beispiel) unter ~/MyPDFs

Umgang mit den PDFs

Zieht man nun, wie oben erwähnt, ein PDF auf BibDesk wird die Datei im Hintergrund in den angegebenen Ordner verschoben.

Den Eintrag kann man dann in BibDesk doppelklicken und weiter editieren. Es lassen sich beispielsweise Tags anlegen indem man im Feld Keywords ein Liste aller Schlüsselwörter einträgt mit denen man das PDF auffinden möchte.

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Verschiedene Tags werden einfach durch “,” getrennt eintragen. Speichert man das Dokument erscheinen neue Ordner die jeweils die Tags enthalten welche man eingegeben hat. Das kennt man ebenfalls schon als Mac User nennt sich “intelligenter Ordner”. (Natürlich lassen sich auch noch wirkliche intelligente Ordner erstellen. Das möchte ich hier jedoch nicht weiter vertiefen. Es sollte aus BibDesk ersichtlich sein wie man sich soetwas einrichten kann.)

Metadaten in PDFs

Einige werden sicher schon auf die Idee gekommen sein, dass sich mit BibDesk leider keine Metadaten IN ein PDF schreiben lassen.
Warum sollte man das wollen?

Führt man beispielsweise eine Suche mit Spotlight aus, durchsucht Spotlight, unter anderem, auch die in PDF-Dateien eingegebenen Schlüsselwörter. Die Suche wird also vereinfacht.

Hierzu gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine wäre es beispielsweise das PDF mit Vorschau oder Skim zu öffnen und dort die Tags einzugeben und dann das PDF neu speichern.

Eine zweite Möglichkeit wäre es den Automator dazu zu benutzen.

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1. Neuen Arbeitsablauf erstellen
2. “Ausgewählte Finder Objekte” in den Ablauf ziehen.
3. “PDF-Metadaten festlegen” hinzufügen.
4. Unter Optionen: “Diese Aktion beim ausführen des Arbeitsablaufs anzeigen” anhaken.
5. “Als Plug-In speichern…” für den Finder.

Jetzt kann man immer aus dem Finder heraus den Arbeitsablauf ausführen lassen. Kleiner Tipp noch: Möchte man gewisse Kriterien als Voreinstellung immer vorfinden, können diese mit der .workflow-Datei direkt gespeichert werden.

Der letzte Tipp ist nur ein “Nice to have” statt ein “Must have”. Oft wird man die Suche direkt aus BibDesk heraus ausführen. Jedoch wer es 100%ig machen möchte, der hat natürlich auch schöne Tags am PDF.
Und noch ein kleiner Nachtrag. Mit Yep lassen sich, meines Wissens nach, keine Metadaten in das PDF schreiben. Die Spotlight suche macht das wahrscheinlich über irgendein zusätzliches Spotlight Plug-In.

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